Concepto de Diagrama de Flujo
Los diagramas de flujo (o
flujogramas) son diagramas que emplean símbolos gráficos para
representar los pasos o etapas de un
proceso. También permiten describir la secuencia de los
distintos pasos o etapas y su
interacción.
Las personas que no están
directamente involucradas en los procesos de realización del producto
o servicio, tienen imágenes
idealizadas de los mismos, que pocas veces coinciden con la realidad.
La creación del diagrama de flujo es
una actividad que agrega valor, pues el proceso que
representa está ahora disponible para
ser analizado, no sólo por quienes lo llevan a cabo, sino
también por todas las partes
interesadas que aportarán nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.
¿Qué Símbolos se Emplean en los
Diagramas de Flujo?
Los símbolos tienen significados
específicos y se conectan por medio de flechas que indican el flujo
entre los distintos pasos o etapas.
Los símbolos más comunes son :
Desarrollo del Diagrama de Flujo
Las siguientes son acciones previas a
la realización del diagrama de flujo :
* Identificar a los participantes de
la reunión donde se desarrollará el diagrama de flujo. Deben
estar presentes el dueño o
responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso
anterior y posterior y de otros
procesos interrelacionados, otras partes interesadas.
* Definir que se espera obtener del
diagrama de flujo.
* Identificar quién lo empleará y
cómo.
* Establecer el nivel de detalle
requerido.
* Determinar los límites del proceso
a describir.
Los pasos a seguir para construir el
diagrama de flujo son :
* Establecer el alcance del proceso a
describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el
final del diagrama. Frecuentemente el
comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada
al proceso siguiente.
* Identificar y listar las
principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a
describir y su orden cronológico.
* Si el nivel de destalle definido
incluye actividades menores, listarlas también.
* Identificar y listar los puntos de
decisión.
* Construir el diagrama respetando la
secuencia cronológica y asignando los correspondientes
símbolos.
* Asignar un título al diagrama y
verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso
elegido.
Ejemplo : Reparación de la PC
MACRO
Cuando se desarrolla el diagrama de
flujo es importante considerar el tipo y cantidad de
información requerida por el usuario
del mismo.
Probablemente la dirección de la
empresa no esté interesada en los detalles y le sea suficiente
una descripción genérica del proceso.
Este es el caso del ejemplo anterior, un diagrama de flujo a
nivel macro.
En cambio, si el objetivo del
diagrama es la capacitación de nuevos empleados o la búsqueda de
oportunidades de mejora, será
necesario disponer de una descripción detallada del proceso y
hablamos de un diagrama de flujo a
nivel micro, como muestra el ejemplo siguiente.
Entre ambos niveles, el macro y el
micro, se ubican los diagramas con una cantidad media de
detalles.
Conclusiones
Los diagramas de
flujo son una herramienta valiosa para la mejora de los procesos, permiten
detectar las
actividades que agregan valor y aquéllas que son redundantes o innecesarias.
También son de gran
utilidad durante el desarrollo de la documentación de los Sistemas de
Gestión, pues
proveen una descripción de los procesos y un detalle de las operaciones mucho
más
amigable que los
procedimientos e instructivos basados en texto.
Contribuyen a
resolver uno de los principales problemas, que es la resistencia del personal
a
emplear los
documentos como referentes para el desempeño de las tareas. Una copia
ampliada
del diagrama de
flujo al alcance de los operadores del proceso facilita la consulta y
promueve la
creatividad.
Es conveniente
emplear programas específicos para la confección de los diagramas de flujo.
En
general, estos
programas son de manejo sencillo y facilitan notablemente la tarea.
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Diagramas de Flujo-HD
viernes, 4 de noviembre de 2011
Diagramas de Flujo
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